Tax Compliance meets Technology: Impero als strategische TCMS-Lösung | Tax Technology Insights by Deloitte

‍In unserem Blogartikel fassen wir den 47. Webcast der Deloitte‑Reihe vom 26. März 2024 zusammen, in dem Impero als weitere Softwarelösung zur Umsetzung des Tax CMS vorgestellt wurde.

Viele Unternehmen haben ihre Risiken identifiziert und Kontrollen definiert doch sie dokumentieren diese häufig in isolierten Word- oder Excel-Dateien, ohne strukturierten Workflow. Was fehlt, ist eine durchgängige, revisionssichere Prozesslandschaft. Das Resultat: Das Tax Compliance Management System (TCMS) erreicht nicht den notwendigen Reifegrad, um regulatorischen Anforderungen wirksam zu begegnen.

In der 47. Ausgabe der Deloitte-Reihe Tax Technology Insights zeigen Dr. Reiner Eismayr und sein Team, wie sich diese Lücke zwischen Theorie und Praxismithilfe des cloudbasierten Tools von Impero erfolgreich schließen lässt. Von der klaren Strukturierung bis hin zur Überwachung der Kontrollen schafft Impero einen konsistenten, nachvollziehbaren und effizienten Compliance-Workflow und hilft Unternehmen somit Ihr TCMS zu operationalisieren.

Warum viele TCMS-Initiativen im Status Quo verharren

Dr. Stephanie Kammerloher-Lis Senior Manger Tax Technology bei Deloitte, verdeutlichte in ihrem Theorieteil, wie TCMS-Elemente in vielen Unternehmen zwar formal vorhanden, aber nur begrenzt wirksam sind. Häufig beschränken sich die Systeme auf statische Excel-Tabellen, veraltete Richtlinien und unvollständige Dokumentation. Diese Lösungen bieten weder die notwendige Revisionssicherheit noch eine praktikable Möglichkeit zur kontinuierlichen Überwachung und Verbesserung steuerlicher Prozesse.

Gerade in Zeiten wachsender regulatorischer Komplexität ist ein hoher Reifegrad des TCMS essenziell. Ein digitales Tool wie Impero kann hier der entscheidende Hebel sein: Es bringt Struktur, Nachvollziehbarkeit und Skalierbarkeit in ein System, das häufig von manueller Fragmentierung geprägt ist.

Impero alsdigitale Brücke zwischen Konzept und Umsetzung

Impero wurde 2013 in Dänemark gegründet. Die Software versteht sich nicht als Speziallösung nur für den Steuerbereich, sondern als flexibles, modulares System für Risiko- und Kontrollmanagement. Das macht sie besonders geeignet für Unternehmen, die ein TCMS nicht isoliert, sondern eingebettet in ein ganzheitliches Governance-Framework betreiben möchten.

Die Lösung ermöglicht es, Risiken und zugehörige Kontrollen aus der RKM (Risiko-Kontroll-Matrix) direkt ins System zu überführen, in Workflows zu operationalisieren und revisionssicher zu dokumentieren. Deloitte begleitet diesen Weg methodisch mit einem Sprint-basierten Ansatz, bei dem bestehende Risikodaten strukturiert, priorisiert und schrittweise ins System migriert werden.

Live-Demo: Von der Theorie in die Praxis

Daniel Hacker demonstrierte in der Live-Demo eindrucksvoll, wie eine steuerliche Kontrolle im Tagesgeschäft umgesetzt wird. Dies wird anhand eines Beispiels im Bereich der Verrechnungspreise veranschaulicht. In diesem Beispiel leistet eine deutsche Muttergesellschaft Zahlungen an eine ausländische Tochter. Ziel der Kontrolle ist es, sicherzustellen, dass für diese konzerninternen Transaktionen geeignete schriftliche Vereinbarungen vorliegen.

Impero bietet hier zwei Möglichkeiten: eine klassische Formulareingabe oder eine dynamische Fragebogenlogik, bei der der Kontrollausführende durch die Kontrolle geführt wird. Letzteres stellt sicher, dass auch komplexe Sachverhalte wie etwa das Prüfen von Vertragskonformität oder das Hochladen relevanter Dokumente strukturiert abgefragt werden. Der Vorteil: Die Kontrolle ist nicht nur formal korrekt, sondern auch inhaltlich konsistent und vollständig nachvollziehbar.

Gerade dieser Aspekt die klare Führung des Kontrollausführenden hebt Impero von herkömmlichen Excel-basierten Lösungen ab. Denn wer sich schon einmal durch eine unstrukturierte RKM kämpfen musste, weiß: Übersichtlichkeit und Prozessklarheit sind entscheidend für nachhaltige Compliance.

Kontrolle ist nichts ohne Monitoring: Reporting mit Mehrwert

Ein weiterer Pluspunkt ist die integrierte Berichterstattung. Über Dashboards lassen sich offene, erledigte und überfällige Kontrollen jederzeit einsehen. Auch die Risiko-Kontroll-Matrix kann als Excel-Datei exportiert werden.

Darüber hinaus können Aufgaben flexibel umverteilt werden, etwa wenn ein Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfällt. Automatische Benachrichtigungen, Fristen und Eskalationsstufen sind direkt in das System eingebettet und müssen nicht manuell nachgehalten werden. Das Ergebnis: Weniger operativer Aufwand, mehr Verlässlichkeit.

Revisionssicherheit ist keine Option, sondern Pflicht

Excel-Dateien mögen auf den ersten Blick flexibel erscheinen, bieten aber keine Absicherung gegen nachträgliche Änderungen. Impero hingegen loggt jede Anpassung sei es an Risiken, Zuständigkeiten oder Kontrollinhalten automatisch mit. So wird nicht nur die Dokumentation selbst, sondern auch deren Historie überprüfbar.

Der Einsatz eines Tools wie Impero kann gerade beider erstmaligen Definition von Kontrollen entscheidend sein. Es schafft strukturelle Klarheit: Wer übernimmt die Verantwortung? Welche Maßnahmen sind konkret umzusetzen? Und wie wird das Ergebnis nachvollziehbar dokumentiert? Genau diese Fragen bleiben in klassischen Excel-Lösungen häufig unbeantwortet oder werden nur vage abgebildet.

Vom manuellen TCMS zu einem plattformbasierten TCMS

Ein TCMS ist kein Selbstzweck es soll Risiken mitigieren, Transparenz schaffen und die Steuerfunktion gezielt entlasten. Die Live-Demo von Deloitte hat gezeigt, wie sich der Anspruch mit Impero umsetzen lässt: strukturiert, revisionssicher und skalierbar.

Gerade für Unternehmen, die noch mit fragmentierten Excel- oder Word-Lösungen bietet Impero eine klare Perspektive: raus aus der Komplexitätsfalle, hin zu einem digitalen, zukunftsfähigen Tax-Compliance-Mangement-System. Wer jetzt in eine digitale Plattformlösung investiert, steigert nicht nur Effizienz und Datenqualität, sondern schafft auch eine belastbare Grundlage für Betriebsprüfungen und langfristige steuerliche Compliance in einer Zeit wachsender regulatorischer Anforderungen.