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Customer Story: Impero x STARK Group
Wie STARK Impero nutzt, um seine Risiken und Kontrollen zu modernisieren.
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STARK Group
Erfahren Sie, wie Europas führender Distributor für Baumaterialien proaktiv Maßnahmen ergriffen hat, um die internen Kontrollen im gesamten Unternehmen mithilfe der Risiko- und Kontrollplattform von Impero zu stärken.
Über die STARK Group
Die STARK Group ist ein führender Vertreiber von Baumaterialien für die Bauindustrie in Europa. Die Gruppe betreibt mehr als 1.100 Filialen und Distributionszentren in Dänemark, Grönland, Schweden, Norwegen, Finnland, Deutschland, Österreich und Großbritannien.
19,000+
Mitarbeiter
weltweit
1,100
Filialen & Distributionszentren
in acht Ländern
125+
Jahre
an Erfahrung
Die Challenge
Da Vertrauen fest in der DNA der STARK Group verankert ist, war die Modernisierung des Risikomanagements und des internen Kontrollsystems von entscheidender Bedeutung, um die Prozesse innerhalb der gesamten Gruppe zu optimieren – insbesondere angesichts der Expansion in neue Märkte. Das Unternehmen verfügt über ein dezentralisiertes Geschäftsmodell, das auf der Philosophie „Lokale Verantwortung. Globale Führung“ basiert.
Ragna Kr. Jóhannsdóttir, Group Head of Internal Controls and Enterprise Risk Management bei der STARK Group, suchte nach einer Plattform, die ihrem Team den Umstieg von Excel-Tabellen auf ein digital optimiertes Verfahren für das Risiko- und interne Kontrollmanagement erleichtern würde.
Denn trotz etablierter Risiko- und Kontrollprozesse waren die internen Kontrollen bei STARK weitgehend manuell, papierbasiert und variierten je nach Land und Geschäftseinheit. Die größte Herausforderung bestand daher darin, alle Informationen aus verschiedenen Unternehmen effizient und digital zu erfassen. Diese Fragmentierung erschwerte die Konsolidierung der Informationen und die Erstellung umfassender Berichte für das Management und andere Stakeholder.
STARK brauchte eine Lösung, mit der das Unternehmen seine Maßnahmen in den Bereichen Risikomanagement und Kontrollen kontinuierlich nachweisen und seine Bemühungen auf auditierbare Weise dokumentieren konnte. Angesichts der unterschiedlichen Systeme in den verschiedenen Märkten und Unternehmen musste die Lösung außerdem ein hohes Maß an Flexibilität bei der Einrichtung der Risiko- und Kontrollprozesse bieten.
Die Lösung
Als interne Projektleiterin bei der STARK Group war Ragna überzeugt, dass Impero über alle notwendigen Funktionen verfügt, um die internen Kontrollen im gesamten Unternehmen zu modernisieren. Die Impero-Plattform war für STARK die naheliegende Wahl, da sie
- eine zentrale Dokumentation des Risikomanagements über alle Unternehmenseinheiten und Länder hinweg ermöglicht
- eine moderne, effiziente und berichtsfähige Methode zur Durchführung interner Kontrollen im gesamten Konzern bietet
- ein hohes Maß an Flexibilität für die Administratoren bei der Zusammenarbeit mit lokalen Einheiten bei der Digitalisierung ihrer Risiko- und Kontrollprozesse, ohne Kompromisse bei den bewährten Prozessen einzugehen, die für ihre lokalen Einheiten in einer vielfältigen IT-Landschaft funktionierten
- die Möglichkeit für Administratoren, spezifische Unterlagen anzufordern, die dann von den Verantwortlichen für die Kontrollen auf der auditfähigen Plattform von Impero einfach hochgeladen werden konnten
Nach der Evaluierung mehrerer Tools und Anbieter fiel die Wahl auf Impero als Plattform für das Risikomanagement und das interne Kontrollsystem. Rückblickend sagt Ragna: „Als wir uns 2020 für Impero entschieden haben, war uns vor allem wichtig, dass das System uns dabei unterstützt, zu wachsen und uns weiterzuentwickeln.“
Die Impelmentierung
Nachdem sich das Stark-Team für Impero als beste Lösung entschieden hatte, begann es damit, zu ermitteln, wie Impero im gesamten Unternehmen eingesetzt werden sollte.
„Wir haben uns Zeit genommen, um zu definieren, was wir uns von [Impero] hauptsächlich erwarten. Wie wir in einigen Jahren arbeiten und Berichte erstellen möchten. Und seitdem bauen wir darauf auf“,erklärte Ragna.
Unter Berücksichtigung bereits etablierter Prozesse war es wichtig, die Implementierung von Impero auf tatsächlichen Daten zu basieren, um die Kontrollen in allen Ländern, in denen das Unternehmen tätig ist, kontinuierlich relevant zu halten. Bei STARK dauerte der Prozess der Datenerfassung und -auswertung etwa zwei Monate.
Der Rollout
Der Prozess zur Digitalisierung der Risiko- und Kontrollprozesse in Impero konzentrierte sich auf:
- Identifizierung gemeinsamer Verfahren und Prozesse
- Vereinbarung eines Referenzrahmen
- Identifizierung der erforderlichen Berichterstattungskriterien
- Identifizierung der wichtigsten Stakeholder für die Berichterstattung und Einsichtnahme
Nachdem eine gemeinsame Basis für alle beteiligten Stakeholder geschaffen worden war, folgte der nächste Schritt, die Implementierung, die nur einen Tag in Anspruch nahm. Dank der Impero-Plattform konnte das STARK-Team seine internen Kontrollen wie gewohnt fortführen, nur eben in digitalisierter Form.
Für das STARK-Team erwiesen sich die Vorbereitungsarbeiten als großer Vorteil, da die anschließende Implementierung so reibungslos verlief, dass die internen Kontrollen bereits am ersten Tag der Implementierung versandt werden konnten.
„Mit der flexiblen Konfiguration der Kontrollen von Impero ist es möglich, den Benutzern verschiedene Optionen für die Durchführung der Kontrollen anzubieten. Bei Bedarf kann ich zusätzliche Unterlagen anfordern, und ich schätze es, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, zu erklären, warum eine Kontrolle nicht oder nicht fristgerecht durchgeführt wurde.“
Ragna Kr. Jóhannsdóttir, Group Head of Internal Controls and Enterprise Risk Management bei der STARK Group
Das Ergebnis
Mit dem Wachstum von STARK wird auch der Einsatz von Impero weiter ausgebaut. Im Kalenderjahr 2025 sind fast 5.000 Kontrollen im System geplant – eine Steigerung von 20 % gegenüber dem Vorjahr.
„Mit Impero kann ich die Arbeit meiner Kollegen verfolgen, ohne sie bei ihrer täglichen Arbeit zu stören“, sagt Ragna, die zusammen mit ihrem Team Impero weiterhin erfolgreich im gesamten Unternehmen verwaltet. Die STARK Group profitiert ebenso wie Ragna und ihr Team von der Effizienz und Zeitersparnis, die Impero gegenüber der manuellen Bearbeitung verschiedener Arten von Kontrollen und Dokumenten bietet.
Da alles an einem Ort zentralisiert ist, können Risiken heute in Impero problemlos dokumentiert und zuverlässige Berichte erstellt werden. Ragna fügt hinzu: „Ohne Impero wären wir nicht in der Lage, die Risikobewertung und Risikosicherung durchzuführen, die wir unserem Top-Management bieten.“
Die Benutzerfreundlichkeit und die einfache Einrichtung sinnvoller Kontrollabläufe haben die Transparenz und die Governance im gesamten Unternehmen verbessert.
„Wir haben nicht dieselben Systeme. Wir haben nicht dieselbe Organisation. Aber wir sind dennoch in der Lage, einheitlich daran zu arbeiten, unsere Risiken mit gut konzipierten Kontrollen abzudecken.“
Darüber hinaus hat die Modernisierung der internen Kontrollen den Mitarbeitern von STARK ein Gefühl der Relevanz bei der Verwendung von Impero vermittelt. Alle Prozesse und Kontrollen werden kontinuierlich bewertet, sodass keine irrelevanten Kontrollen versendet werden.
„Dank der flexiblen Konfiguration der Kontrollen in Impero können den Benutzern bei der Durchführung einer Kontrolle verschiedene Optionen angeboten werden. Bei Bedarf kann ich zusätzliche Unterlagen anfordern, und ich finde es gut, dass die Benutzer die Möglichkeit haben, zu erklären, warum eine Kontrolle nicht oder nicht fristgerecht durchgeführt wurde. Oft gibt es dafür gute Gründe, und die Verantwortlichen fühlen sich gehört, sodass wir nicht sinnlose Maßnahmen durchführen. Mit Impero ist das mit nur wenigen Klicks und einer schnellen und übersichtlichen Darstellung möglich“, so Ragna.
Die Zukunft
Neben der Nutzung von Impero für die Einhaltung finanzrechtlicher Vorschriften hat STARK den Einsatz von Impero auch auf andere Bereiche ausgeweitet, darunter ESG, Legal Governance und Compliance.
Im Bereich ESG hat STARK den UN Global Compact unterzeichnet, um die Ziele für nachhaltige Entwicklung (SDG) 12 und 15 „Verantwortungsvoller Konsum und Produktion“ sowie „Leben an Land“ zu verfolgen. Darüber hinaus wurden die Klimaziele der STARK-Gruppe, bis 2050 CO2-Neutralität zu erreichen, von der unabhängigen internationalen Klimapartnerschaft Science-Based Targets Initiative (SBTi) bestätigt und anerkannt.
Mit Impero können sie die Erfassung von ESG-Dokumentationen schnell und umfassend optimieren.
„STARK arbeitet bereits auf hohem Niveau im Bereich Nachhaltigkeit, jetzt bringen wir die Dokumentation dieser guten Arbeit auf den gleichen Standard”, sagte Ragna. Auf die Frage, was sie ohne Impero tun würde, antwortete sie einfach:
„Ich weiß es nicht. Denn ich habe noch kein anderes System gesehen, das mir diese Freiheit bietet.”
Im Laufe der Jahre hat sich Impero zu einem wichtigen Treiber für das STARK-Team entwickelt, um eine robuste Compliance-Kultur zu fördern – sowohl heute als auch in Zukunft.
Abschließend fasst Ragna zusammen: „Eine große Stärke von STARK ist die internationale Ausrichtung in Verbindung mit der lokalen Präsenz. Das macht uns zu einer starken Organisation, erfordert aber auch starke Prozesse, um aufeinander abgestimmt und effektiv zu bleiben. Die Plattform von Impero unterstützt uns dabei genau.“
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Die Impero-Plattform ermöglicht es Finance-, Tax- und Compliance-Teams, Risiken zu dokumentieren, Kontrollen einzurichten und über Fortschritte zu berichten. Wir nennen das Compliance. Simplified.
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Das Ergebnis war dann, das Impero, das ist, was zu dem passt, was wir wollen, und letztlich stimmte auch das Preis-Leistungs-Verhältnis.
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