Fünf Erfolgsfaktoren für eine TCMS-Implementierung

Die Implementierung eines neuen Tax Compliance Management Systems (TCMS) wie beispielsweise mit Impero abgebildet werden kann sofortigen Mehrwert bieten – von einer verbesserten Kontrollübersicht über skalierbare Risikoverzeichnisstrukturen bis hin zu umfangreichen Berichtsfunktionen. Um jedoch das Potenzial Ihrer digitalen Compliance-Plattform voll auszuschöpfen, ist eine strategische und gut strukturierte Einrichtung unerlässlich. In diesem Blogbeitrag werden fünf wichtige Faktoren beschrieben, die Unternehmen bei der Implementierung eines TCMS berücksichtigen sollten, um Skalierbarkeit, Konsistenz und maximale Wirkung zu gewährleisten.

1. Definieren Sie frühzeitig den Umfang Ihrer Organisation

Wie viele juristische Personen oder geografische Einheiten werden letztendlich in Ihr TCMS integriert? Auch wenn die Implementierung zunächst nur in einer Abteilung beginnt, ist eine langfristige Planung unerlässlich.

Mit Impero können Unternehmen Risiken über ein flexibles Risikoverzeichnis verwalten. Für Unternehmen mit mehreren Entitäten oder internationalen Geschäftsaktivitäten ist es entscheidend, frühzeitig zu entscheiden, ob ein einheitliches Risikoverzeichnis erstellt oder mehrere Verzeichnisse eingerichtet werden sollen. Diese Entscheidung wirkt sich darauf aus, wie Sie Risikokategorien strukturieren, Kontrollverantwortlichkeiten definieren und die Berichterstattung abstimmen.

So hat beispielsweise die Vorwerk Group, die in über 70 Ländern tätig ist, Impero eingesetzt, um ihre Verrechnungspreise und Compliance-Kontrollen in allen Tochtergesellschaften zu standardisieren und so einen harmonisierten Ansatz und eine unternehmensübergreifende Vergleichbarkeit sicherzustellen.

In ähnlicher Weise hat Maersk Group Accounting Impero für die Verwaltung der monatlichen und vierteljährlichen internen Kontrollen implementiert und nutzt die Datenblattfunktion, um den Abweichungsanalyseprozess zu optimieren und so die Effizienz und Konsistenz in allen globalen Geschäftsbereichen zu verbessern.

2. Klärung der Berichtsanforderungen und strategischer Einsatz von Tags

Ein leistungsstarkes TCMS sollte mehr als nur Workflows automatisieren – es sollte aussagekräftige Erkenntnisse liefern. Überlegen Sie sich, welche Granularität Sie von Berichten erwarten:

• Möchten Sie Compliance-Ergebnisse nach Organisationseinheit, Länder oder Geschäftsfunktionen vergleichen?

• Sollten Ihre Berichte zwischen verschiedenen Arten von Kontrollen unterscheiden – beispielsweise zwischen primären und unterstützenden Kontrollen, präventiven und detektiven Kontrollen, Kontrollebenen (Erste, Zweite oder Dritte) oder Kontrollzielen wie Vollständigkeit, Genauigkeit und Transparenz?

• Müssen Sie die Kontrollergebnisse in Bezug auf ein bestimmtes Framework (z. B. SOX, DSGVO, ESG) darstellen?

In Impero ist unser Tag-Management entscheidend für eine gute Übersicht. Tags ermöglichen es, Kontrollergebnisse über verschiedene Dimensionen hinweg zu filtern und zu analysieren. Die Tags bilden die Grundlage für anpassbare Dashboards und Audits.

Die STARK Group nutzte beispielsweise die flexible Tag-Einrichtung von Impero, um unterschiedliche interne Kontrollaktivitäten in ihren verschiedenen Unternehmenseinheiten zu berücksichtigen und so eine effiziente Filterung und Optimierung ihrer Dokumentation und Berichterstattung sicherzustellen.

3. Bereiten Sie Ihre Kontrollen vor der Migration vor und optimieren Sie sie

Bevor Sie Ihre Kontrollverzeichnisse in Impero importieren, nehmen Sie sich Zeit, sie zu überprüfen und zu aktualisieren. Stellen Sie sich folgende Fragen:

• Sind die internen Richtlinien und Leitfäden für die Verantwortlichen der Kontrollen vollständig und aktuell?

• Haben die Beteiligten festgelegt, welche Nachweise oder Unterlagen für jede Kontrolle hochgeladen werden müssen?

• Verfügen die Prüfer über klare Kriterien für die Bewertung der Wirksamkeit einer Kontrolle?

Die Digitalisierung Ihrer Kontrollen ist eine perfekte Gelegenheit, Best Practices zu verankern. Während der Einführungsphase führte TRUMPF ein globales Compliance-Programm für alle Mitarbeiter in seinen 70 Niederlassungen in Europa, Amerika und Asien ein. Der Einsatz von Impero half dabei, Aufgaben, Kontrollen und das Risikomanagement zu systematisieren und zu automatisieren, was zu einer verbesserten Konsistenz und Überwachung im gesamten Unternehmen führte.

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4. Kontroll- und Risikostrukturen an die Anforderungen der Berechtigungsverwaltung anpassen

Die Verwaltung von Benutzerrechten ist mehr als nur eine technische Konfiguration – sie sollte das Governance-Modell Ihres Unternehmens widerspiegeln.

In Impero können Administratoren den Zugriff auf Risiken und Kontrollen je nach Unternehmenseinheit, Region oder Funktion anpassen. Dadurch können Sie:

• Sicherstellen, dass lokale Teams ihre eigenen Kontrollen verwalten, während Stakeholder auf Konzernebene den Überblick behalten.

• Schützen Sie sensible Dokumente, indem Sie Lese-/Schreibrechte entsprechend den Rollen der Stakeholder zuweisen (im Gegensatz zu uneingeschränkten Schreib- oder Administratorrechten).

• Erstellen Sie Kontrollprogramme auf der Grundlage der Berechtigungsanforderungen – wenn beispielsweise eine Gruppe von Kontrollen einen bestimmten Fachbereich abdeckt, können Sie bestimmten Benutzern erweiterte Zugriffsrechte für dieses Kontrollprogramm zuweisen und den Zugriff für andere Benutzer einschränken.

Das Beispiel der STARK Group veranschaulicht diesen Bedarf deutlich: Durch die Umstellung von manuellen, papierbasierten internen Kontrollen in fünf Ländern auf eine digitalisierte Plattform konnte das Unternehmen die Zugriffsverwaltung zentralisieren und sicherstellen, dass die Benutzer Kontrollen innerhalb einer flexiblen Struktur effizient durchführen, begründen oder verschieben können.

Die Zuordnung der Stakeholder in dieser Phase unterstützt auch nachfolgende Phasen wie Training und Rollout-Planung.

5. Planen Sie maßgeschneiderte Schulungen für jede Benutzergruppe

Schulungen sind der Schlüssel zu einer erfolgreichen Einführung – insbesondere, wenn die Benutzer von einfachen Mitwirkenden bis hin zu fortgeschrittenen Administratoren reichen. Impero empfiehlt, die Benutzer in die folgenden Gruppen einzuteilen:

• Administratoren: Vollständiger Systemzugriff; benötigen umfangreiche, praktische Schulungen.

• Kontroldesigner: Erstellen und planen Kontrollen; benötigen gezielte Schulungen zu Kontrollabläufen.

• Risikobewerter: Arbeiten mit dem Risikomodul; benötigen spezifische Anleitungen zu Evaluierungsprozessen.

• Kontrollausführende: Endbenutzer, die zugewiesene Kontrollen durchführen; profitieren von Schulungen, die sowohl praktische Anleitungen zum Umgang mit E-Mails mit Einladung zu Kontrollen und zu den Durchführungsschritten als auch allgemeinere Fragen zu digitalen Compliance-Prozessen und Erwartungen behandeln.

Die Schulungen können bei Bedarf in Englisch und Deutsch durchgeführt werden, und die Materialien können an die regionalen Anforderungen angepasst werden.

Impero unterstützt bedarfsgerechte Schulungen und Einarbeitungen für verschiedene Benutzerrollen – vom Systemadministrator bis zum Kontrollausführenden – und hilft Unternehmen so, die Einführung entsprechend den funktionalen Anforderungen zu strukturieren.

Fazit

Die Implementierung eines TCMS wie Impero ist mehr als nur eine Softwarebereitstellung – es ist eine Transformation Ihrer Compliance-Kultur. Von skalierbaren Risikoverzeichnissen und intelligenter Tagging-Funktionen bis hin zu stakeholder-spezifischen Schulungen und Berechtigungsmanagement hängt der Erfolg von einer sorgfältigen Vorbereitung und strategischen Ausrichtung ab. Nutzen Sie diese Checkliste, um mit Ihrer Planung zu beginnen, und wenden Sie sich an Ihren Impero Implementation Specialist, um einen maßgeschneiderten Projektplan für Ihr Unternehmen zu erstellen.

Erfahren Sie mehr über erfolgreiche Implementierungsstrategien unter impero.com.

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