Compliance-Risiko Excel: 5 Gründe fürs Umdenken

Excel-Tabellen sind in Risiko-, Kontroll- und Compliance-Prozessen weit verbreitet, weisen jedoch erhebliche Einschränkungen auf. Dieser Artikel beschreibt fünf wesentliche Risiken, die mit dem Einsatz von Excel-Tabellen für interne Kontrollen und das Risikomanagement verbunden sind – von Datenfehlern bis hin zu mangelnder Skalierbarkeit – und erläutert, wie die Umstellung auf eine digitale Risiko- und Kontrollplattform wie Impero diese Probleme durch Digitalisierung, Transparenz und bessere Nachverfolgung lösen kann. Erfahren Sie, wie Unternehmen mit einem modernen Risiko- und Compliance-Tool Ineffizienzen beseitigen, Risiken reduzieren und die Leistungsfähigkeit verbessern können.Excel-Tabellen sind aufgrund ihrer Einfachheit und Vertrautheit oft das Mittel der Wahl für das Management von Compliance und internen Kontrollen. Mit zunehmender Größe von Unternehmen kommen jedoch sie an ihre Grenzen. Eine Studie von Forrester Consulting ergab, dass fast 50 % der Unternehmen für Audits und interne Kontrollen, also wesentliche Prozesse für die Risikobewertung und das Compliance-Management, ausschließlich auf Excel-Tabellen setzen.

Alarmierend ist, dass fast ein Drittel der Befragten angab, regelmäßig mehr als 10.000 Excel-Tabellen zu verwenden, was das Ausmaß der Unübersichtlichkeit und die damit verbundenen Risiken deutlich macht.

1. Fehler in der Datenintegrität

Laut Salesforce enthalten 88 % aller Excel-Tabellen Fehler. Diese Ungenauigkeiten können zu fehlerhaften Berichten, verfehlten Compliance-Zielen und Bußgeldern führen.

Im Zusammenhang mit der Berichterstattung können selbst kleine Formelfehler oder falsche Eingaben zu falsch gemeldeten Kennzahlen oder ungenauen Risikobewertungen führen. Beispielsweise kann eine einzige falsch verknüpfte Zelle in einem Kontrollregister die Testergebnisse verfälschen und die Bereitschaft für Audits gefährden. Eine digitale Risiko- und Kontrolllösung hilft, dieses Risiko zu mindern, indem sie standardisierte Einträge und Versionskontrollen für alle Compliance-Dokumente gewährleistet.

2. Begrenzte Übersicht und Transparenz

Wenn Compliance-Dokumentationen über E-Mail-Verläufe und lokale Laufwerke verteilt sind, ist eine Übersicht fast unmöglich. Unternehmen haben Schwierigkeiten, einen Echtzeit-Überblick über die Fertigstellung von Kontrollen oder die Statusverfolgung zu erhalten. Jacob Kring, Leiter Global Finance Processes bei DOVISTA A/S, erzählte, wie Impero dabei half, diese Herausforderung zu meistern: „Impero ist einfach zu bedienen und ermöglicht eine hohe Transparenz unserer Prozesse.“ Durch die Implementierung von Impero für Finanzkontrollen, Steuerkontrollen und Monatsabschlüsse erzielte DOVISTA eine höhere Genauigkeit, Effizienz und Standardisierung. Impero eliminierte viele manuelle Eingriffe und schuf eine strukturierte, transparente Kontrollumgebung, die sowohl operative Exzellenz als auch die Auditbereitschaft unterstützt. Dieses Maß an Übersicht verbessert sowohl die Risikominderung als auch die Reaktionsfähigkeit der internen Revision.

3. Manuelle Abhängigkeiten

Manuelle Arbeitsabläufe führen zu Engpässen. Ob jemand vergisst, eine Datei zu senden, oder Aufgaben aufgrund von Abwesenheiten oder Urlaub verzögert werden – die Durchführung von Kontrollen kann leicht in Verzug geraten. Eine moderne Risiko- und Kontrolllösung wie Impero automatisiert die Zuweisung und Ausführung von Aufgaben mit Benachrichtigungen und geplanten Genehmigungen. Vor der Einführung von Impero hatte die Steuerabteilung der Vorwerk Group mit manuellen Kontrollprozessen zu kämpfen, die häufig zu undokumentierten Aktivitäten und Ineffizienzen führten. Durch die Umstellung auf die automatisierte Plattform von Impero konnte innerhalb eines Tages ein strukturiertes Kontrollrahmenwerk eingerichtet und innerhalb einer Woche die ersten Kontrollen eingeführt werden. Diese Umstellung verbesserte nicht nur die Genauigkeit der Kontrollen, sondern entlastete das Team auch, sodass es sich nun auf strategischere, wertschöpfende Aufgaben konzentrieren kann.

4. Unzureichendes Berechtigungsmanagement

Excel-Tabellen bieten nur begrenzte Möglichkeiten zur Verwaltung von Berechtigungen. Ein versehentliches Überschreiben oder eine unbefugte Bearbeitung kann die Kontrolldokumentation gefährden. Dies führt zu betrieblichen Ineffizienzen und Compliance-Risiken. Impero ermöglicht eine detaillierte, rollenbasierte Zugriffskontrolle, Audit-Protokolle undverschlüsselte Datenübertragung, sodass sensible interne Kontrolldaten geschützt bleiben und Standards wie SOX eingehalten werden. Die STARK Group ist ein gutes Beispiel dafür: Durch die Umstellung von manuellen, papierbasierten internen Kontrollen in fünf Ländern auf eine digitalisierte Plattform konnte das Unternehmen den Zugriff nach Benutzerrollen strukturieren, sodass einzelne Mitarbeiter Kontrollen innerhalb klar definierter Grenzen effizient durchführen, begründen oder ablegen können.

5. Ineffizienz bei der Skalierung

Mit dem Wachstum von Compliance-Programmen steigt auch die Komplexität der Verwaltung von Kontrollen, Tests und Berichten. Excel-Tabellen sind nicht skalierbar genug, um neue Geschäftsbereiche, Regionen oder sich ändernde regulatorische Rahmenbedingungen zu bewältigen. Die Vorwerk-Gruppe nutzte Impero, um standardisierte Compliance-Frameworks in über 70 Ländern zu implementieren. Mit Impero konnte die Steuerabteilung von Vorwerk an einem einzigen Tag ein strukturiertes Kontrollframework implementieren und innerhalb einer Woche Transferpreis-Kontrollen in mehreren Ländern einführen. Diese schnelle Einrichtung sorgte für eine einheitliche Dokumentation,verbessert die Transparenz und förderte ein gemeinsames Verständnis der Compliance-Erwartungen in allen Entitäten.

Fazit

Das Management von Risiken und Compliance mit Excel-Tabellen mag auf den ersten Blick praktikabel erscheinen, doch die Nachteile überwiegen schnell die Vorteile. Eine moderne Compliance-Management-Lösung wie Impero ersetzt fragmentierte, fehleranfällige Prozesse durch strukturierte, sichere und skalierbare Workflows. Ganz gleich, ob Sie sich auf SOX-Audits vorbereiten, interne Kontrollen verwalten oder Ihr Risikorahmenwerk skalieren möchten – Impero bietet Ihnen die Automatisierung und Übersicht, die Sie benötigen, um immer einen Schritt voraus zu sein. Weitere Informationen finden Sie unter impero.com.