Kontroll-Belastung ist da: volle Transparenz über jeden Prüfschritt

Wenn Sie Kontrollen in Impero einrichten, legen Sie fest, wie sie ablaufen sollen. Die ideale Einrichtung entspricht jedoch nicht zwangsläufig der tatsächlichen Ausführung.

Der Status Ihrer Kontrolle zeigt Ihnen, wo sie sich aktuell befindet: In Bearbeitung, wartet auf einen Prüfer oder ist abgeschlossen. Was er Ihnen nicht zeigt, ist der Weg dorthin. Lief die Kontrolle reibungslos durch? Oder wurde sie zweimal abgelehnt, musste für Änderungen erneut geöffnet werden und blieb überfällig liegen, während alle auf jemand anderen gewartet haben?

Heute stellen wir Ihnen Kontroll-Belastung vor – damit sehen Sie nicht nur, wo eine Kontrollaktivität gerade steht, sondern auch, wie reibungslos sie dorthin gelangt ist.

Ein Status zeigt das Wo, nicht das Wie

Zwei Aktivitäten können beide als „abgeschlossen“ markiert werden und trotzdem auf völlig unterschiedliche Weise dorthin gelangt sein. Die eine lief reibungslos durch, während die andere abgelehnt, erneut geöffnet, mehrfach per Erinnerung nachverfolgt und schließlich verspätet abgeschlossen wurde. Allein am Status betrachtet, sehen beide identisch aus. Diese Informationslücke führt zu einigen bekannten Herausforderungen:

• Aktivitäten hängen beim Warten auf einen Prüfer fest und werden überfällig. Bemerkt wird es erst, wenn es bereits zu spät ist.
• Aktivitäten werden abgelehnt oder erneut geöffnet, wenn eine Kontrolle unklar formuliert war oder die Arbeit nicht sorgfältig ausgeführt wurde, und das Muster fällt Ihnen nicht rechtzeitig auf, um gegenzusteuern.
• Um sich ein realistisches Bild Ihrer Kontrollabläufe zu machen, müssen Sie verteilte Informationen manuell zusammentragen. Meist geschieht das erst, wenn der richtige Zeitpunkt zum Handeln schon verstrichen ist.

Kontroll-Belastung schließt genau diese Lücke.

Was ist Kontroll-Belastung?

Kontroll-Belastung ist eine neue Funktion der Impero-Plattform, die über den reinen Abschlussstatus hinausgeht. Anstatt Ihnen nur mitzuteilen, ob eine Kontrollaktivität erledigt wurde, zeigt sie Ihnen, wie sie abgelaufen ist: Sie macht Reibungspunkte sichtbar, damit Sie entsprechend handeln können, und gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie effizient Ihre Kontrollen im Zeitverlauf funktioniert haben.

Das Tool besteht aus zwei miteinander verbundenen Elementen: einem Health-Indikator für jede Aktivität und einer vollständigen Aktivitäten-Zeitleiste dahinter.

Eine neue Health-Spalte für jede Aktivität

Die Liste der Kontrollaktivitäten enthält jetzt eine Health-Spalte neben bekannten Spalten wie Status und Prüfer. Ein Blick genügt, um zu erkennen: Wie reibungslos lief die Aktivität?

Die Health-Spalte ermittelt den Reibungsgrad, indem sie jede Aktivität anhand von zwei unabhängigen Dimensionen bewertet: Qualität (Ablehnungen und erneute Öffnungen) und Pünktlichkeit (ob die Aktivität fristgerecht abgeschlossen wurde). Der Reibungsgrad spiegelt wider, wie viele Dimensionen betroffen sind:

• Unbelastet (grün): Keine der beiden Dimensionen ist betroffen. Die Aktivität hat ihren Lebenszyklus reibungslos durchlaufen.
• Belastet (orange): Eine Dimension ist betroffen. Zum Beispiel eine Aktivität, die überfällig war, oder eine, die während der Prüfung abgelehnt wurde.
• Stark belastet (rot): Beide Dimensionen sind betroffen. Zum Beispiel eine Aktivität, die überfällig war und zusätzlich abgelehnt wurde.

Kontroll-Belastung kennzeichnet diese Ereignisse aus einer objektiven Perspektive. Ablehnungen können beispielsweise in einem Team auf eine gründliche Qualitätssicherung hindeuten und in einem anderen auf ein Problem im Arbeitsablauf. Kontroll-Belastung macht das Signal sichtbar; Sie entscheiden, was es für Ihre Abläufe bedeutet.

Jede Zelle zeigt unterhalb der Bezeichnung die zugrunde liegenden Ereignisse an, sodass Sie nie raten müssen, warum das so ist: zum Beispiel „Überfällig · 2× abgelehnt“. Auch Aktivitäten in Bearbeitung werden bewertet, sodass Reibung schon sichtbar wird, bevor eine Aktivität abgeschlossen ist, und nicht erst im Nachhinein.

Health ist eine Spalte wie jede andere: Sie können danach sortieren, um problematische Aktivitäten nach oben zu befördern, nach „Belastet“ oder „Stark belastet“ filtern und die Spalte über Adjust View ein- oder ausblenden, je nachdem, wie Sie arbeiten.

Während der Status zeigt, wo sich eine Aktivität gerade befindet, zeigt die Health-Spalte, ob sie reibungslos dorthin gelangt ist.

Die vollständige Aktivitäten-Zeitleiste

Wenn Sie auf die Health-Zelle einer Aktivität klicken, öffnet sich die Zeitleiste direkt in der Liste als Modal-Fenster. So lesen Sie die vollständige Historie, ohne die Seite zu verlassen.

Die Zeitleiste erfasst jedes relevante Ereignis in chronologischer Reihenfolge, jeweils mit Zeitstempel und der dafür verantwortlichen Person: wann die Aktivität erstellt und zugewiesen wurde, wer sie angesehen hat, wer sie eingereicht, genehmigt, abgelehnt oder erneut geöffnet hat, sowie jede gesendete Erinnerung, ob automatisch oder manuell.

Eine Übersichtsbox am oberen Rand zeigt auf einen Blick den Kontext, zum Beispiel „Seit 8 Monaten offen, 6 Ereignisse“, zusammen mit der Fälligkeit der Aktivität und den beteiligten Personen. Neben den Ereignissen zeigen „Warten auf“-Boxen, auf wen die Aktivität in jeder Phase gewartet hat, sowie die jeweilige Frist. Sobald ein Schritt seine Frist überschreitet, wird die Box orange. Das macht Engpässe sofort sichtbar: Sie sehen, dass eine Aktivität überfällig war, während sie auf einen bestimmten Prüfer wartete, und wissen genau, wo Sie nachhaken müssen.

‍Warum das den Unterschied macht

Kontroll-Belastung erspart Ihnen die manuelle Zusammenstellung des Gesamtbilds und macht die Optimierung Ihrer Kontrollen einfacher.

• Reibung wird sichtbar. Sie identifizieren auf einen Blick, wo Aufmerksamkeit erforderlich ist, und können proaktiv handeln, bevor sich eine kleine Verzögerung zu einem größeren Problem entwickelt.
• Muster lassen sich früher erkennen. Wiederholte Ablehnungen oder erneute Öffnungen weisen auf Kontrollen hin, die möglicherweise neu formuliert oder neu zugewiesen werden müssen.
• Sie erhalten einen Überblick über die Effizienz im Zeitverlauf, nicht nur eine Momentaufnahme des Abschlusses: ein klareres Bild davon, wie gut Ihre Kontrollumgebung tatsächlich funktioniert.

Erste Schritte

Kontroll-Belastung ist da. Die erste Phase, bestehend aus der Health-Spalte und der Aktivitäten-Zeitleiste, steht allen Impero-Kunden seit dem 2. September ohne zusätzliche Aktivierung zur Verfügung. Loggen Sie sich ein und finden Sie die Funktion in Ihrer Aktivitätenliste.

Dies ist erst die erste Phase. Wir entwickeln Kontroll-Belastung kontinuierlich weiter, basierend darauf, wie Sie die Funktion nutzen und welches Feedback Sie uns geben.

Möchten Sie eine Live-Demo sehen? Schauen Sie sich unser ausführliches Tutorial an.

Die vollständigen Details finden Sie in den Release Notes.