Die Herausforderung

Im Rahmen seiner kontinuierlichen Bestrebungen zur Verbesserung und Professionalisierung der Finanzprozesse wollte Flügger sicherstellen, dass das Risikomanagement auf Konzernebene in einem zentralisierten und benutzerfreundlichen System erfasst wird. Die Risiko- und Kontrollprozesse waren zwar dokumentiert, aber die Überprüfungen der internen Kontrollen wurden manuell in Excel-Tabellen zusammengefasst und auf einem gemeinsamen Laufwerk gespeichert. Darüber hinaus wurden die Überprüfungen der internen Kontrollen nur zweimal jährlich auf Unternehmensebene durchgeführt.

Majbritt Scheller, Leiterin der Unternehmensbuchhaltung bei Flügger, erklärte:

„Wir wollten unsere internen Finanzkontrollen durch eine strukturierte Arbeitsweise unterstützen, d. h. wir wollten Workflows einrichten ... [und] Transparenz über die Kontrollen schaffen und auch die Möglichkeit prüfen, die Nutzung des Systems auf andere Bereiche auszuweiten.“

Obwohl die internen Kontrollen sorgfältig geplant und durchgeführt wurden, fehlte Flügger eine einzige Informationsquelle für die Archivierung, Überwachung und Berichterstattung der Finanzkontrollen. Die Abhängigkeit von Exceltabellen für die Dokumentation bedeutete auch, dass es keine grafische Darstellung der Leistung dieser Kontrollen gab.

Flügger suchte daher nach einer Lösung, die einen zentralisierten Ansatz für interne Kontrollen ermöglichte, ohne die bestehenden Prozesse zu stören, die innerhalb des Unternehmens bereits gut etabliert waren.

Die Lösung

Flügger suchte nach einem Tool, das sich an die bestehende Struktur anpassen ließ und gleichzeitig die laufende Berichterstattung verbesserte, um die Audit-Bereitschaft zu stärken. Gleichzeitig wollte das Unternehmen sicherstellen, dass die Implementierung einer neuen Plattform nicht zu einem Großprojekt wird, sondern die vorhandenen Prozesse in den Bereichen Risiko- und Kontrolldokumentation, Rationalisierung von Kontrollen und Visualisierung des Fortschritts bei der Durchführung von Kontrollen verbessert.

Vor der Entscheidung hatte Flügger die Möglichkeit, die Impero-Plattform zu testen. Dieser Prozess bestätigte, dass die Plattform die erforderlichen Features und Funktionen bot, während sie gleichzeitig einfach zu bedienen war, um Kontrollen zu planen und die Kontrollperformance klar zu visualisieren.

Bei der Suche nach einer Lösung stach Impero schnell durch seine Benutzerfreundlichkeit und Flexibilität hervor. Die Plattform bot ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit hinsichtlich der Strukturierung, Skalierung und Berichterstattung von Risiken und internen Kontrollen.

Nach diesem Evaluierungsprozess entschied sich Flügger im November 2022 für Impero. Bereits im Januar 2023 begann das Unternehmen mit der Nutzung der Plattform zur Unterstützung seiner Monatsabschlussprozesse für die Konzernbuchhaltung, was eine schnelle und effektive Einführung bedeutete. Die vollständige Inbetriebnahme in allen Tochtergesellschaften wurde bereits im März 2023 erreicht – nur wenige Monate später.

Interne Schulungen wurden frühzeitig während des Rollout-Prozesses priorisiert, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter des Unternehmensbuchhaltungsteams mit der Plattform umgehen konnten.

Da Impero intuitiv und einfach zu bedienen ist, war die Einführung im gesamten Unternehmen überschaubar, solange die Aufgaben und Kontrollen schrittweise und nicht in großen Mengen eingeführt wurden.

Zum größten Teil hat Flügger die Einführung selbstständig durchgeführt. Wenn jedoch spezifische Fragen auftauchten oder Funktionalitäten geklärt werden mussten, sprang Impero Implementation and Support ein und lieferte schnelle und pragmatische Lösungen, damit das Flügger-Team weiterarbeiten konnte.

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Das Ergebnis

Seit der Einführung ist Impero schnell zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeit bei Flügger geworden. Heute nutzen mehr als 50 Mitarbeiter in allen Tochtergesellschaften der Gruppe die Plattform aktiv, und jeden Monat werden über 200 Kontrollaktivitäten versendet.

Für Rasmus Wibholm Hansen, dem Group Financial Controller, ist die Nutzung von Impero zur Selbstverständlichkeit geworden: „Wenn ich täglich meinen Browser öffne, logge ich mich als einer der ersten Dinge bei Impero ein. Ich verstehe nicht, warum manche Leute Impero nicht als Lesezeichen gespeichert haben.“

Um die Prozesse in allen Tochtergesellschaften zu vereinheitlichen, hat Flügger seine Kontrollen optimiert, indem es seine Kontrollprogramme in Impero nach Geschäftsprozessbereichen strukturiert hat – eine Vorgehensweise, die von Kollegen und Impero empfohlen wurde. Dieser Ansatz hat sich als besonders wertvoll erwiesen, um die Konsistenz der Kontrollen zum Monatsende in allen Gesellschaften sicherzustellen.

Dank der zentralen Impero-Plattform entfallen manuelle Aufgaben bei der Aktualisierung von Kontrollen und Programmen interne Prozesse bleiben so einfach anpassbar und immer aktuell.

Schließlich hat sich das Impero-Berichtsmodul schnell zu einer beliebten Funktion entwickelt. Rasmus betont: „Es ist ganz einfach, sich einen guten Überblick zu verschaffen und Berichte zu erstellen, die von anderen Kollegen angefordert werden.“

Standardisierte Berichte haben die Einführung von Impero reibungslos gemacht und Flügger das Vertrauen gegeben, seine externen Wirtschaftsprüfer einzubeziehen, die nun direkt im System auf Berichte zugreifen können – was die Audits effizienter und transparenter macht. Diese Effizienz ergibt sich daraus, dass die Wirtschaftsprüfer direkten Zugriff auf die Kontrollen und Dokumentationen in Impero haben, wodurch sich der Zeitaufwand für das Hochladen von Dateien auf deren Anforderungsseite reduziert, da die Wirtschaftsprüfer von Flügger nun die Monatsabschlüsse und Spezifikationen selbst in Impero abrufen können.