Penneo

Von Google Sheets zu einer robusten und systemgestützten Kontrollumgebung

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An der Börse zu sein ist wie in der Champions League der Compliance zu spielen – die Anforderungen sind hoch und ändern sich ständig, und man muss ständig auf dem Laufenden bleiben, um nicht den Anschluss zu verlieren. Das weiß Casper Nielsen Christiansen, der als CFO von Penneo, das Unternehmen von der Gründung bis zum Börsengang geführt hat – ein Prozess, der unter anderem die Notwendigkeit eines neuen Systems mit sich brachte, das eine zuverlässigere Kontrollumgebung unterstützen und damit die Grundlage für den weiteren Betrieb sichern sollte.

Beginnen wir mit einem Rückblick auf das Jahr 2018.

Damals kam Casper Nielsen Christiansen als CFO zu Penneo, das er als „klassisches digitales Start-up mit 20 Mitarbeitern und einem teilzeitbeschäftigten Buchhalter” beschreibt. Von da an ging alles sehr schnell: Zwei Jahre später ging Penneo an die Börse. Die Finance-Funktion war jedoch noch nicht auf die zukünftigen Anforderungen ausgerichtet, die dieser Schritt mit sich brachte.

„Damals haben wir eigentlich nur Google Sheets verwendet, das auch über Protokolle verfügte, sodass die Wirtschaftsprüfer sehen konnten, dass unsere Mitarbeiter ihre Aufgaben erledigt, abgehakt und die Unterlagen gespeichert hatten”, erklärt er.

Mit steigenden Compliance-Anforderungen reichte Google Sheets jedoch nicht mehr aus.

„Bei einer jährlichen Vorstandssitzung wurde ich gebeten, nicht nur Google Sheets für die Dokumentation zu verwenden“, sagt er mit einem Lächeln. „Denn obwohl man in Google Sheets sehen kann, wann etwas hochgeladen und ob es bearbeitet wurde usw., ist das ziemlich gut verborgen. Man kann nicht auf einfache Weise nachweisen, dass man seine Abläufe im Griff hat.“

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Ein neues System für interne Kontrollen

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Um in all dieser Komplexität Klarheit zu schaffen, wurde deutlich, dass die Finance-Abteilung einen stärker systemgestützten Ansatz benötigte.

„Wenn man an die Börse geht, reicht es nicht aus, nur die Zahlen zu kennen – man muss alles, was man tut, dokumentieren und nachweisen können, dass man die Prozesse, Kernaufgaben und Kontrollen im Blick hat“, erklärt er und demonstriert die neuen Anforderungen mit einer Geste, als würde er etwas stapeln.

Die Lösung war Impero – eine Compliance-Management-Plattform, die Penneo bei der internen Kontrolle und deren Dokumentation unterstützt.

„Wir haben jetzt einen viel besseren und transparenteren Überblick“, sagt Casper Nielsen Christiansen und fährt fort: „Das System sammelt alles in einem intuitiven Dashboard, das unsere Kontrollen anzeigt. So lässt sich leicht dokumentieren, dass die Aufgabe termingerecht und mit hohen Qualitätsstandards ausgeführt wurde.“

Gleichzeitig fungiert Impero als eine Art Betriebsanleitung: In Schritt-für-Schritt-Anleitungen können Aufgabenbeschreibungen eingegeben werden, sodass jeder weiß, was für die korrekte Durchführung einer Kontrolle erforderlich ist. Dadurch werden Risiken minimiert, wenn ein wichtiges Teammitglied krank wird oder in Elternzeit geht, und es entsteht ein klarer Überblick darüber, wer wann welche Aufgaben übernimmt.

„Das ist sowohl sehr effektiv als auch beruhigend – unabhängig davon, wer gerade das Team leitet“, betont er.

„Wenn man die Grundlagen einmal geschaffen hat, ist es toll, ein Tool zu haben, das sowohl in alltäglichen als auch in neuen Situationen funktioniert. Man muss nicht alles im Kopf haben – man kann es im System festhalten, und Impero hilft dann dabei, Prioritäten zu setzen und Termine im Blick zu behalten, sodass die Kontrollen durchgeführt werden, ohne andere Prozesse zu verlangsamen.“

Eine stabile Grundlage, die mit dem Unternehmen wächst

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Penneo hat seitdem eine hohe Reife in ihrer Kontrollumgebung erreicht, die nun sowohl die regulatorischen Anforderungen erfüllen als auch als effektives Arbeitsinstrument im Alltag fungieren. Das System ist skalierbar und kann mit den Anforderungen des Unternehmens wachsen, während die Compliance-Kosten gering gehalten werden.

„Vieles von dem, was letztendlich in Impero gelandet ist, haben wir bereits gemacht. Aber jetzt können wir es ganz einfach gegenüber den externen Auditern nachweisen. Die Auditoren sind zufrieden, und ich habe ein Tool, das im Alltag funktioniert und gleichzeitig viele Risiken minimiert. Den wenn alle Aufgaben in einem System abgebildet werden, ist das Unternehmen weniger anfällig für unvorhersehbare Ereignisse“, erklärt Casper Nielsen Christiansen.

Für ihn geht es darum, die Balance zwischen lückenloser Compliance und einem sinnvollen Arbeitsalltag zu finden. Und diese Balance kann allen Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe und Eigentümerstruktur – als Inspiration dienen.

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Wir können die Zukunft nicht vorhersagen ...

Seit unserem Treffen mit CFO Casper Nielsen Christiansen hat sich daher einiges geändert. Damals war Penneo ein unabhängiges börsennotiertes Unternehmen. Seit dem Interview wurde Penneo jedoch vom norwegischen Software-Riesen Visma übernommen, was zu einer neuen strategischen Ausrichtung für Penneo geführt hat. Die Übernahme hatte auch eine De-Listing von der Börse zur Folge.

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Dieser Kundenbericht wurde ursprünglich als Artikel von unserem Partner Basico veröffentlicht.