Eine Digitalisierungsreise mit dem Fokus auf Übersicht und Transparenz

Drei Wochen können einen großen Unterschied machen, wenn man die Weichen für eine digitale Transformation stellt. Das wurde Jette Lykke Møller, CFO des Unternehmens RMIG, deutlich, die von unklaren Monatsabschlussprozessen über Ländergrenzen hinweg zu einer umfassenden, digitalen Übersicht gelangte. Und die Transformation hat gerade erst begonnen.

Wenn Sie die Rezeption in der Industrivej 40 in Ballerup betreten, sehen Sie eine große Ausstellung quadratischer Metallplatten. Eine Platte hat winzige runde Löcher, eine andere breite quadratische und eine dritte ausdrucksstarke, fast kreuzförmige Löcher. Und so geht es weiter. Eine Vielfalt sowohl in der Dekoration als auch in der Funktionalität, die die Kompetenz des Unternehmens an dieser Adresse offenbart. Hier befindet sich das weltweit größte Unternehmen für Metallperforation – ein dänisches Industrieunternehmen mit über 100-jähriger Geschichte namens RMIG.

Obwohl das Unternehmen über Erfahrung verfügt, Marktführer ist und Produktionsstätten und Tochtergesellschaften in Dänemark, Deutschland, Schweden und England hat, hinkt es mit der Digitalisierung etwas hinterher. Insbesondere die Verschlankung der internen Kontrollen im Finanzbereich war ein Bereich, der einer Überarbeitung unterzogen werden musste.

„Wenn ich ganz ehrlich bin, glaube ich, dass wir zum ersten Mal vor 10 Jahren über die Optimierung der internen Kontrollen gesprochen haben. Das war ein etwas schwieriges Thema, und es gab immer etwas anderes, das Vorrang hatte und daher die Aufmerksamkeit auf sich zog.“

Diese Aussagen stammen von Jette Lykke Møller, die mit ihren 23 Jahren bei RMIG die Entwicklung des Unternehmens hautnah miterlebt hat. Sie begann ihre Karriere als Group Controller im Finanzbereich und hatte Positionen wie Finanzmanagerin und Betriebsleiterin inne, bevor sie im Sommer 2023 zur CFO ernannt wurde. Kurz darauf wurde die Digitalisierung ganz oben auf die Prioritätenliste gesetzt.

„Als ich vor etwas mehr als einem Jahr ernannt wurde, beschloss ich, dass wir einen Transformations- und Digitalisierungsprozess einleiten sollten. Wir kamen aus einer etwas altmodischen Struktur. Wenn wir beispielsweise vor einem Jahr eine Überstunde in der Produktion hatten, musste ein Überstundenzettel auf Papier geschrieben werden. In dieser Hinsicht waren wir nicht sehr digital“, sagt sie.

Überblick und Absicherung

Am 1. Mai hat RMIG sein neues digitales Monatsabschluss-System in Betrieb genommen. Die Tatsache, dass das Unternehmen relativ schnell von Workshops zu einer systemgestützten Transformation überging – und damit seine Ambitionen in die Realität umsetzte – ist ein wichtiger Punkt. Durch diesen Ansatz wurde verhindert, dass die Umstellung auf ein neues digitales System als großer Schritt empfunden wurde, auf den man sich vorbereiten musste. Und die Tatsache, dass es von Anfang an nicht zu 100 % optimal funktionierte, war nicht unbedingt negativ. Im Gegenteil, es bot die Möglichkeit, das System zu testen und kontinuierlich zu optimieren und zu verbessern.

Die Wahl fiel auf die Plattform von Impero, in der die Mitarbeiter nun einen Abschlussprozess mit 20 klar definierten Kontrollen vorfinden. Als CFO ist das Schlüsselwort in diesem Zusammenhang „Übersicht”. Jette Lykke Møller betont dies immer wieder – egal, ob es um Rückstellungen, Cashflow oder Investitionen geht.

„Es hat uns wirklich einen guten Überblick verschafft, den wir vorher nicht hatten und der nun über das System statt in verschiedenen Excel-Tabellen dokumentiert wird. Ich habe einen Überblick über die Risiken und alle offenen Fragen. Ich kann überwachen, ob die Fristen eingehalten werden. Für mich ist es beruhigend zu wissen, dass wir uns über die Kontrollen einig sind und sie auf die gleiche Art und Weise durchführen“, sagt die zufriedene CFO, die auch betont, wie wichtig es ist, bei einer Transformation externe Berater hinzuzuziehen.

„Das gesamte Design rund um den Sprint-Prozess war wichtig, aber ebenso wichtig war es, einen Moderator zur Verfügung zu haben. Jemanden zu haben, der die Dinge objektiv betrachtet und die richtigen Fragen stellt, wenn wir als Gruppe von Finanzmanagern zusammenkommen, ist enorm wichtig. Alleine hätten wir unsere Ziele in drei Wochen sicherlich nicht erreicht“, sagt sie.

Die Geschichte hinter den Zahlen

Die digitale Transformation des Monatsabschlussprozesses bei RMIG ist nun seit einigen Monaten im Gange. Für Jette Lykke Møller hat sie bereits viele wertvolle Erkenntnisse und Ergebnisse sowie Ambitionen für die Zukunft gebracht. Konkret ist es ihr Ziel, die Berichterstattung um einen Tag vorzuverlegen – vom vierten Arbeitstag der Woche auf den dritten.

”Mein Ziel ist es, dass wir grundsätzlich bis zum dritten Tag alle wichtigen Fakten und Daten vorliegen haben. So habe ich einen zusätzlichen Tag Zeit, um Analysen und Qualitätsprüfungen durchzuführen und die Zahlen zu hinterfragen. Das Ziel ist es, dies noch vor Jahresende zu erreichen“, sagt sie und betont, dass es darum geht, Zeit zu gewinnen, um sich eingehender mit Optimierungs- und Investitionsmöglichkeiten zu befassen.

„Das ausschlaggebende ist, dass wir nicht zu viel Zeit mit diesen praktischen, täglichen Routinen verbringen sollten, sondern vielmehr die Geschichten hinter den Zahlen hinterfragen und aufdecken sollten.“

Jette Lykke Møller kann sich vorstellen, Impero in Zukunft auch für andere digitale Kontrollaufgaben einzusetzen, beispielsweise für IT-Kontrollen, ESG-Berichterstattung und Selbstbewertung in Bezug auf Produktverantwortung. Damit hat die digitale Transformation von RMIG gerade erst begonnen und noch viele spannende Ziele vor sich. Vorerst ist sie einfach froh, dass sie sich von der Digitalisierung nicht als unüberwindbare Hürde einschüchtern ließ.

„Allein die Tatsache, dass wir zum ersten Mal seit zehn Jahren wirklich sagen können, dass wir interne Kontrollen dokumentiert haben, ist bedeutend. Und die Tatsache, dass wir diese standardisiert und systematisch gestaltet haben, war ein weiterer wichtiger Teil davon. Ich denke also, dass wir bereits einen großen Schritt gemacht haben. Vielleicht nicht in drei Wochen, aber wir sind definitiv auf einem guten Weg.“