KNI A/S
Erfahren Sie, wie Grönlands größter Lieferant von Grundgütern mit Impero das Risikomanagement gestärkt, den Finanzabschluss beschleunigt und interne Kontrollen im gesamten Unternehmen digitalisiert hat.
Über KNI
KNI ist der größte Lieferant von Grundgütern in Grönland und versorgt Gemeinschaften im ganzen Land seit 1774 mit Lebensmitteln, Konsumgütern und Treibstoff. KNI agiert in einem komplexen Umfeld. Robuste Governance, Transparenz und strukturierte Prozesse sind für die operative Stabilität unerlässlic
900+
Mitarbeiter
und wachsend
250+
Jahre Aufbau eines
Handelsnetzwerks und Arbeitsplätze
3
Tochtergesellschaften
Die Herausforderung
KNIs Weg mit Impero begann aus einem strategischen Bestreben heraus: das gesamte Unternehmen stärker zu digitalisieren.
Zwar existierten bereits Prozesse und Kontrollen, doch ein Großteil der Dokumentation und Nachverfolgung erfolgte manuell. Der Monatsabschluss wurde in Tabellenkalkulationen verwaltet, Dokumentationen wurden per E-Mail geteilt und Prüfungsunterlagen wurden ausgedruckt und hin- und herschickt. Versionskontrolle war ein wiederkehrendes Problem und die Ungewissheit darüber, ob die „allerletzte Version" tatsächlich geteilt worden war, sorgte bei Prüfungen für unnötigen Stress.
„Manuell! (…) Man muss die Dateien suchen. Das Risiko besteht darin, dass es nicht die letzte Datei ist, die man ihnen geschickt hat mit Version 1, 2, 3 oder der ‚allerallerletzten' Version.", erklärt Thomas Hansen, Business Performance Manager bei KNI A/S.
Das Risikomanagement musste ebenfalls gestärkt und formalisiert werden. Gemeinsam mit PwC Denmark führte KNI eine Risikoanalyse in neun zentralen Geschäftsbereichen durch als Grundlage für den Aufbau eines strukturierteren internen Kontrollsystems.
Gleichzeitig erforderten neue Anforderungen und Compliance-Verpflichtungen, einschließlich der ESG-Berichterstattung, eine klarere Verantwortungszuweisung, strukturierte Genehmigungsprozesse und eine bessere Dokumentenablage. Der Rückgriff auf SharePoint-Ordner und E-Mail-Ketten war langfristig nicht tragfähig.
KNI benötigte ein zentrales, digitales System, das sowohl finanzielle Kontrollen als auch übergreifende Governance-Anforderungen unterstützen konnte, ohne Prozesse unnötig zu verkomplizieren.
Die Lösung
Impero wurde zum digitalen Rückgrat von KNIs Risiko- und Kontrollrahmen. Ausgehend von finanziellen Risiken und Kontrollen bot die Plattform eine strukturierte Möglichkeit, Prozesse zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und Dokumentationen sicher an einem Ort zu speichern.
Anstatt Dateien auszudrucken und Dokumentationen per E-Mail an Prüfer zu senden, erhielt PwC Denmark direkten Prüferzugang zu Impero. Dadurch konnten die Prüfer Dokumentationen selbst abrufen, was für beide Seiten erheblich Zeit einsparte und die Effizienz sowie Transparenz im Prüfungsprozess verbesserte.
„Es ist einfach die Datei, die sie benötigen. Also machen wir es einmal. Man macht es eben nur einmal.", sagt Thomas Hansen, Business Performance Manager bei KNI A/S.
Impero verschaffte auch einen klareren Überblick über die Aktivitäten beim Monatsabschluss. Durch die Strukturierung von Aufgaben nach definierten Terminen, wie etwa „Frist eins, zwei und drei", gewann KNI Transparenz über den gesamten Abschlusszeitplan. Mit diesem Überblick konnten Abstimmungen schrittweise früher im Prozess vorgenommen werden, was sowohl die Struktur als auch die Geschwindigkeit verbesserte.
„(…) bevor man den Überblick hat, ist es wirklich schwer, damit zu arbeiten. Aber wenn man das vollständige Bild hat, ist es so viel einfacher, Dinge voranzutreiben.", sagt Thomas Hansen, Business Performance Manager bei KNI A/S.
Was als Tool für finanzielle Kontrollen begann, entwickelte sich schnell zu einer umfassenderen Governance-Plattform, mit Unterstützung für HR, Versicherungsprozesse und ESG-Berichterstattung.
Die Implementierung
Die initiale Implementierung wurde als strukturiertes Projekt durchgeführt, unterstützt durch PwC Denmark, um sicherzustellen, dass die Grundlage korrekt aufgebaut wurde.
KNI begann damit, Risiken in neun Hauptgeschäftsbereichen zu erfassen, und implementierte Impero anschließend schrittweise – Bereich für Bereich. Von HR über Versicherung bis hin zum Periodenabschluss wurden Prozesse schrittweise innerhalb der Plattform digitalisiert und strukturiert.
Heute wird Impero nicht mehr als Projekt betrachtet – sondern als selbstverständliches Werkzeug, das in den täglichen Betrieb eingebettet ist.
„Für uns ist [Impero] mittlerweile eher ein Tool, das die Leute kennen. Es ist also auch ein Branding mit einem Namen, den die Leute kennen.", betont Thomas Hansen, Business Performance Manager bei KNI A/S.
Mitarbeiter im gesamten Unternehmen schlagen nun aktiv neue Anwendungsfälle intern vor und zeigen damit, wie sehr die Plattform Teil der DNA des Unternehmens geworden ist.
Der Rollout
KNI konzentrierte sich zunächst auf den Periodenabschluss, bei dem zuvor Tabellenkalkulationen den Prozess dominiert hatten. Von dort aus weitete sich die Nutzung der Impero-Plattform auf das gesamte Unternehmen aus. Heute melden sich etwa 200 Benutzer in das System ein – manche monatlich, andere täglich während der Abschlussphasen.
Jeden Monat verteilt KNI schätzungsweise 3.000 Kontrollen auf monatliche, vierteljährliche und periodische Prozesse.
Der Rollout war pragmatisch und schrittweise. Anstatt eine unternehmensweite Transformation über Nacht anzustreben, erweiterte KNI Bereich für Bereich und stellte sicher, dass Verantwortlichkeit und Verständnis vorhanden waren, bevor weitere Schritte unternommen wurden.
Ein aktuelles Beispiel ist die ESG-Berichterstattung. Als HR das Finance-Team ansprach, um Impero für ESG zu nutzen, wurde das Setup innerhalb von nur zwei Wochen vorbereitet und implementiert – ein Beweis dafür, wie flexibel und skalierbar die Plattform intern geworden war.
„Ich werde keine konkreten Tage nennen, aber wir haben den Abschluss um mindestens 50–60 % beschleunigt. Fragen Sie mich aber in 12 Monaten erneut, dann werden wir weitere 50 % eingespart haben, da bin ich sicher."
Thomas Hansen, Business Performance Manager at KNI A/S
Die Ergebnisse
Seit der Implementierung von Impero hat KNI sowohl die Effizienz als auch die Prüfungsbereitschaft erheblich verbessert.
Der Monatsabschluss wurde bisher um schätzungsweise 50–60 % beschleunigt mit der Erwartung weiterer Verbesserungen, da die Prozesse weiter optimiert werden.
„Ich werde keine konkreten Tage nennen, aber wir haben den Abschluss um mindestens 50–60 % beschleunigt. Fragen Sie mich aber in 12 Monaten erneut, dann werden wir weitere 50 % eingespart haben, da bin ich sicher." sagt Thomas Hansen, Business Performance Manager bei KNI A/S.
Die Prüfungsprozesse sind reibungsloser geworden. Mit dem Prüferzugang zu Impero wird die Dokumentation direkt aus dem System abgerufen, was Versionsverwechslungen und wiederholte Hin-und-Her-Kommunikation eliminiert.
Neben den Zeiteinsparungen liegt der größte Wert in der Struktur und Transparenz. Aufgaben werden mit Namen und Zeitstempeln genehmigt, Fristen sind klar definiert, und die Dokumentation bleibt sicher gespeichert unabhängig von Personalwechseln oder organisatorischen Veränderungen.
Was zuvor auf Erinnerung, E-Mails und gemeinsamen Ordnern beruhte, ist nun in einem zentralen, transparenten System verankert.
Die Zukunft
KNI betrachtet Impero als mehr als ein Tool zur Verwaltung interner Kontrollen nämlich als skalierbare Governance-Plattform für das gesamte Unternehmen.
Angesichts zunehmender regulatorischer Anforderungen, insbesondere im Bereich ESG, ist eine strukturierte Grundlage entscheidend. Auch wenn sich die Berichtspflichten von Jahr zu Jahr weiterentwickeln, verfügt KNI nun über eine wiederkehrende digitale Prüfung in Impero, um das ESG-Setup jährlich zu überprüfen und anzupassen.
Für die Zukunft besteht das Ziel darin, Prozesse weiterhin bereichsübergreifend und potenziell auch über Tochtergesellschaften hinweg zu harmonisieren und damit sowohl die Qualität als auch die Geschwindigkeit der Finanzberichterstattung und Compliance zu stärken.
Da KNI weiterhin in einem komplexen Umfeld in Grönland tätig ist, bietet Impero das digitale Rückgrat, das sicherstellt, dass Risiko, Kontrollen und Compliance strukturiert, transparent und zukunftsfähig bleiben.
Weitere Customer Stories
Die Impero-Plattform ermöglicht es Finance-, Tax- und Compliance-Teams, Risiken zu dokumentieren, Kontrollen einzurichten und über Fortschritte zu berichten. Wir nennen das Compliance. Simplified.
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